Viele Abteilungsleiter können heute, ohne nachzuschlagen, nicht sagen, ob ihr Team die gesetzliche Unterweisungspflicht aus dem KI-Act erfüllt oder nur ein Rundschreiben abgehakt hat. Genau diese Frage stelle ich Geschäftsführern im Mittelstand, bevor wir über einen KI-Führerschein oder eine andere Form der Mitarbeiterschulung sprechen. Compliance im Mittelstand entscheidet sich selten am Gesetzestext selbst, sondern daran, was danach im betrieblichen Alltag passiert.
Ein Hinweis vorab: Dieser Beitrag enthält Affiliate-Links, unter anderem zum KI-Führerschein, den ich in mehreren Mandaten im Mittelstand bereits eingesetzt habe. Bucht jemand über diesen Link, erhalte ich eine Provision, am Preis für Sie ändert das nichts. Ich bin kein Anwalt und kein Auditor, sondern jemand, der Verordnungstext in Schulungspläne übersetzt, die im Betrieb tatsächlich funktionieren.
Zwei Unternehmen, ein Gesetzestext
In Beratungsgesprächen stelle ich gern zwei Fälle aus meiner Praxis gegenüber, anonymisiert, aber beide real. Beide Unternehmen kannten die KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689), beide wussten um die Pflicht aus Art. 4 KI-VO, ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz im Personal sicherzustellen. Der Unterschied lag nicht im Wissen um das Gesetz, sondern darin, was danach passierte.
Die meisten Mittelständler, mit denen ich arbeite, setzen KI-Systeme als Betreiber (Deployer) ein, nicht als Hersteller, ein Unterschied, der bestimmt, welche Pflichten überhaupt greifen, aber ein eigenes Kapitel für sich ist.
Eine Kampagne läuft ins Leere
Ein Maschinenbauer aus meinem Mandantenkreis startete vor einiger Zeit eine Compliance-Awareness-Kampagne: Plakate in der Kantine, eine Pflichtlektüre per E-Mail, ein kurzer Vortrag in der Betriebsversammlung. Danach passierte: nichts mehr. Keine Auffrischung, keine Schulung für neu eingestellte Mitarbeiter, keine Möglichkeit zu prüfen, ob die Botschaft überhaupt hängen geblieben war. Kurz darauf buchte die Personalabteilung sogar einen Onlinekurs namens „KI-Kompetenz-Schnellkurs", der laut eigener Beschreibung das gesamte Thema in einer einzigen Mittagspause abhandelt, entsprechend oberflächlich blieb er auch. Als man mich später fragte, ob das für einen Audit reicht, musste ich ehrlich verneinen: Eine einmalige Kampagne ohne Follow-up und ohne messbare Erfolgskontrolle erfüllt die Anforderung an ein funktionierendes KI-Kompetenz-Programm nicht, egal wie ansprechend die Plakate gestaltet waren.
Aus einer Pflichtübung wird Praxis
Marta Hofbauer, Compliance-Beauftragte bei einem SaaS-Startup in Frankfurt, ging die Sache anders an. Ihr Unternehmen setzt mehrere KI-gestützte Module ein, und sie wollte zuerst wissen, welche davon überhaupt unter die strengeren Pflichten fallen, bevor irgendjemand geschult wurde. Ihre Fragen zeigten mir, dass sie den Verordnungstext selbst gelesen hatte und nicht nur eine Zusammenfassung davon. Aus dieser Vorarbeit entstand ein Schulungskonzept, das auf das Entwicklungsteam zugeschnitten war statt auf ein anonymes Publikum.
Bei einem anderen Mandanten aus Darmstadt wurde der Unterschied noch deutlicher sichtbar: Der Betriebsrat lud die Schulungsunterlagen irgendwann von sich aus in die interne Mitarbeiter-App hoch, ohne dass ich oder die Geschäftsführung das angestoßen hätten. Niemand hatte das eingefordert, es passierte, weil das Thema im Haus angekommen war, nicht weil eine Frist im Kalender stand. Für Marta Hofbauers Startup bedeutete das am Ende, ein Format wie den KI-Führerschein so anzupassen, dass es zum Entwicklungsteam passte, statt ein Standardformat überzustülpen.
Was deckt die Unterweisungspflicht sonst noch ab?
Der Check hinter dem Titel dieses Beitrags hat mehr Ebenen, als ein Rundschreiben je abdecken könnte. Ob ein System unter die Risikoklassifizierung nach Anhang III fällt, ist eine eigene Prüfung mit eigenen Kriterien, egal ob dahinter ein GPAI-Modell oder eine selbst entwickelte Anwendung steckt, das gehört in eine gesonderte Betrachtung, nicht in diesen Artikel. Wo genau die Grenze zwischen einem „ausreichenden Maß" an KI-Kompetenz und einer vollwertigen Fachschulung verläuft, ist im Übrigen selbst unter Beratern umstritten, ich habe dazu in Fachkreisen schon Diskussionen erlebt, die zu keinem klaren Ergebnis kamen. Und selbst wenn Schulung stattgefunden hat, bleibt die Dokumentationspflicht: Ohne einen Nachweis, wer wann was gelernt hat, nützt die beste Schulung im Audit wenig.
Was das Ganze pro Kopf kostet, unterscheidet sich je nach Format so stark, dass ich das an anderer Stelle getrennt durchrechne, statt hier eine Pauschalzahl zu nennen. Der genaue Stichtag, ab dem die Aufsicht genauer hinschaut, verschiebt sich zwar gefühlt ständig in der öffentlichen Debatte, ändert aber nichts daran, dass er näher liegt, als viele Geschäftsführer glauben. Bei der Geschäftsführung wird es dabei persönlich: Wer die Unterweisungspflicht ignoriert, trägt im Ernstfall eine Haftungsfrage, die zu wichtig für einen Nebensatz ist und einen eigenen Beitrag verdient.
Ob Sie dann auf E-Learning oder einen Präsenz-Workshop setzen, hängt wieder von der Unternehmensgröße und der IT-Affinität der Belegschaft ab. Die Anbieterauswahl selbst lässt sich ebenso wenig in einem Satz erledigen, wer dafür eine Checkliste für den Einkauf sucht, findet an anderer Stelle mehr dazu, als hier Platz hat. Auch die Grundsatzfrage, ob Sie das Wissen intern aufbauen oder extern einkaufen, verdient mehr Raum, als ihr die meisten Geschäftsführer im ersten Gespräch einräumen.
Bei Zulieferbetrieben kommt eine zusätzliche Ebene hinzu, sobald der Auftraggeber Pflichten vertraglich nach unten durchreicht, auch das ein eigenes Thema. Wer die Originaltexte auf Englisch neben der deutschen Fassung liest, stößt regelmäßig auf Nuancen, die in der Übersetzung verloren gehen. Sobald ein Betriebsrat im Haus ist, kommt die Mitbestimmung bei der Auswahl der Schulung hinzu, was den Prozess verlangsamt, ihn am Ende aber tragfähiger macht. Für Marketing- und Vertriebsteams gilt zusätzlich eine Transparenzpflicht gegenüber Kunden, sobald KI-Systeme im direkten Kontakt eingesetzt werden, auch das sprengt den Rahmen dieses Artikels. Und überall dort, wo KI-Systeme personenbezogene Daten verarbeiten, überschneidet sich die Unterweisungspflicht mit datenschutzrechtlichen Anforderungen, ein Punkt, den ich meist gemeinsam mit einer Datenschutzanwältin durchgehe, weil beide Seiten zusammengedacht werden müssen.
Johanna Ertl, mit der ich gelegentlich gemeinsame Webinare zu genau dieser Schnittstelle halte, zitiert Gesetzesartikel in solchen Gesprächen meist samt Absatznummer aus dem Kopf; ich bin froh, dass ich mir das nicht merken muss, weil sie diesen Teil übernimmt.
Reicht ein Basis-Modul, oder brauchen Sie den vollen KI-Führerschein?
Nicht jedes Unternehmen braucht denselben Umfang. Ein Betrieb mit wenigen Mitarbeitern, die KI-Tools nur für Textentwürfe nutzen, kommt mit einem kompakten Basismodul weiter als mit einem umfangreichen, mehrteiligen Programm. Sobald aber unterschiedliche Abteilungen unterschiedliche Risiken tragen, ändert sich die Rechnung: Für den Einkauf, der KI-gestützte Vendor-Bewertungen automatisiert, gibt es eigene Schwerpunkte im KI-Führerschein für den Einkauf, der modulare Aufbau des KI-Führerschein ist genau für solche Rollenunterschiede gedacht, ebenso wie beim KI-Führerschein für Logistikunternehmen, wo Dispositionsalgorithmen andere Inhalte verlangen als im Einkauf.
Mein Rat aus der Beratungspraxis: Setzen Sie auf das Basismodul, wenn KI-Systeme bei Ihnen nur unterstützend und ohne Kundenkontakt laufen und eine einzige Schulung die ganze Belegschaft erreicht. Greifen Sie zur vollen modularen Struktur, sobald mehrere Abteilungen unterschiedliche Systeme mit unterschiedlichem Risiko einsetzen oder ein Audit absehbar ansteht. Ein Modul, das zur jeweiligen Rolle passt, hat für mich drei Eigenschaften: Praxisbeispiele aus dem deutschen Mittelstand statt Silicon-Valley-Fällen, ein Zertifikat, das im Audit als Nachweis der Unterweisungspflicht taugt, und einen Fokus auf das, was im Alltag erlaubt ist, statt unnötiger Theorie. Wer unsicher ist, welche Variante passt, sollte sich den KI-Führerschein genauer ansehen und mit einer kleinen Pilotgruppe starten, bevor die ganze Belegschaft durchläuft, das kostet wenig und erspart Ihnen, ein ungeeignetes Programm unternehmensweit auszurollen.
Bevor Sie das nächste Rundschreiben verschicken, prüfen Sie lieber ehrlich, wo Ihr Unternehmen zwischen diesen beiden Fällen steht. Der KI-Führerschein für Unternehmen bietet dafür eine Struktur, die sich an der tatsächlichen Risikolage orientiert statt an einer Mindestanforderung, für die gesetzliche Unterweisungspflicht reicht das aus, ohne dass Sie sich durch den vollständigen Verordnungstext arbeiten müssen.