Viele Mitarbeiter können nicht beantworten, was ein Hochrisiko-System ist, wenn Sie sie drei Monate nach der KI-Act-Schulung auf dem Flur danach fragen. Genau diese Frage stelle ich Geschäftsführern im Mittelstand, bevor wir über Inhalte sprechen, und die Antwort fällt fast immer ernüchternd aus. Compliance-Schulung zum EU-AI-Act wird oft mit einer einmaligen Pflichtübung verwechselt, dabei entscheidet gerade die Auswahl der Inhalte darüber, ob KI-Kompetenz im Unternehmen tatsächlich verankert wird oder nur auf dem Papier steht. Gutes Risikomanagement bei der Schulungsplanung zeigt sich nicht in der Theorie, sondern in dem, was bei Mandanten wie Kurt Dallmann, IT-Leiter eines Maschinenbauers in der Region, tatsächlich funktioniert hat und was nicht.
Warum scheitern Standardpakete an der Praxis?
Das erste Gespräch mit Kurt Dallmann fand nicht im Büro statt, sondern bei einem Kaffee in der Kleinmarkthalle, wohin er mich kurzfristig bestellt hatte, weil in seiner Firma gerade alles drunter und drüber ging. Sein Unternehmen hatte bereits vor unserem Termin Lizenzen für ein Standard-eLearning-Paket eines großen, überregionalen Anbieters gekauft — generische Module, die KI-Grundlagen erklärten, aber keine einzige Situation aus dem Maschinenbau zeigten. Die Mitarbeiter saßen die Videos ab, weil sie mussten, nicht weil sie etwas mitnahmen. Als wir die Rückmeldungen aus der Belegschaft durchgingen, war klar: Ohne Branchenbezug bleibt KI-Kompetenz eine Worthülse. Genau an diesem Punkt verwirrt die Verordnung übrigens auch erfahrene Berater — Artikel 4 KI-VO verlangt „angemessene" Kompetenz, ohne zu definieren, was das für einen Schweißroboter-Bediener konkret bedeutet, und diese Lücke müssen Sie mit echten Inhalten füllen, nicht mit Textbausteinen eines Baukastenprogramms.
Risikomanagement beginnt mit der richtigen Klasse
Ein gutes Programm sortiert Inhalte zuerst nach Risikoklasse, nicht nach Kapitelnummer der Verordnung. Ein Team, das nur Standardsoftware mit minimalem Risiko nutzt, braucht keine ausführliche Einheit zu den Pflichten für Hochrisiko-Systeme aus Anhang III — diese Feinarbeit spare ich mir für Beiträge, die einzelne Hochrisiko-Beispiele im Detail durchgehen. Für die Schulungsplanung selbst reicht es, wenn Mitarbeiter am Ende wissen, in welche Kategorie die von ihnen genutzten Systeme fallen und was konkret daraus folgt.
Neben der Risikoeinordnung gehören in jedes Programm mindestens vier weitere Bausteine: eine nachvollziehbare Dokumentation der durchgeführten Schulungen, ein realistischer Zeitplan entlang der gesetzlichen Übergangsfristen, ein klarer Blick auf die Haftung der Geschäftsführung, wenn Kompetenz fehlt, und eine ehrliche Kalkulation der Kosten pro Kopf. Diese vier Punkte bearbeite ich mit Mandanten oft getrennt von den technischen Inhalten — für die Geschäftsleitung sind sie meist wichtiger als die Feinheiten der Risikoklassifizierung selbst.
Um die sechste Woche, nachdem ich begonnen hatte, meine eigenen Materialien konsequent auf einzelne Fristen und Branchen zuzuschneiden statt auf die Verordnung als Ganzes, veröffentlichte ich einen kurzen Beitrag ausschließlich zu den anstehenden Terminen des KI Acts. Innerhalb einer Woche kamen vierzig direkte Anfragen aus dem gesamten deutschsprachigen Raum — mehr, als jeder allgemeine Text zuvor ausgelöst hatte. Das bestätigte, was ich bei Kurt Dallmann schon vermutet hatte: Menschen wollen keine Einführung in KI, sie wollen wissen, was für sie, in ihrem Betrieb, mit ihrer Frist und ihrem Risiko gilt.
Rollen und Zuständigkeiten dürfen nicht verschwimmen
Ein Punkt, den ich in jedem Programm kurz anspreche, ohne ihn zu zerlegen: Der Unterschied zwischen Anbieter und Betreiber sorgt im industriellen Umfeld fast immer für Nachfragen, weil der Begriff „Betreiber" dort schon aus dem Arbeitsschutz besetzt ist — eine vollständige Klärung gehört in eine eigene Einheit, nicht in die allgemeine Unterweisung. Ähnlich verhält es sich bei Zulieferbetrieben, die Pflichten von größeren Herstellern übernehmen müssen, ohne dass ihnen das immer bewusst ist. Und existiert im Unternehmen ein Betriebsrat, gehört seine Mitbestimmung bei der Auswahl von Schulungsformaten von Anfang an auf die Tagesordnung, sonst verzögert sich die Einführung um Monate. Mein ehemaliger Kollege Reinhard Wulff, der heute in einem technischen Normungsgremium an KI-Sicherheitsstandards mitarbeitet, liest Verordnungstexte grundsätzlich nur im englischen Original. Er sagt, jede deutsche Übersetzung verliere an den entscheidenden Stellen an Schärfe, und in Workshops merke ich das ebenfalls, sobald es um Nuancen bei „angemessener" Aufsicht geht.
Trainingsformat und externe Unterstützung bewusst wählen
Ob ein Thema besser als E-Learning oder als Präsenz-Workshop funktioniert, hängt stark von der Zielgruppe ab — Werkstattpersonal reagiert anders auf ein Video als eine Führungsrunde auf einen Workshop, und ich wäge das für jedes Modul einzeln ab, statt ein Format für das ganze Unternehmen festzulegen. Bei der Auswahl externer Unterstützung rate ich dazu, genau zu prüfen, ob ein Anbieter tatsächlich Branchenerfahrung mitbringt oder nur ein generisches Baukastenprogramm mit neuem Logo verkauft — ein bekannter, überregionaler Anbieter für Online-Compliance-Kurse macht in meiner Erfahrung genau das, und ich sehe die Enttäuschung bei Mandanten, die es erst nach dem Kauf gemerkt haben. Oft ist es sinnvoller, internes Wissen gezielt aufzubauen und externe Fachleute nur punktuell für einzelne Module hinzuzuziehen, statt die gesamte Schulung nach außen zu vergeben.
Für einzelne Rollen hat sich der KI-Führerschein für Produktionsleiter in der Praxis bewährt, weil er Verantwortlichkeiten konkret zuweist statt allgemein zu bleiben. Wo das Budget für externe Trainer knapp ist, baue ich lieber auf eine KI Schulung für interne Multiplikatoren, die das Wissen anschließend selbst in die Fachabteilungen trägt. Vergessen Sie dabei auch die Transparenzpflichten nicht — etwa wenn ein Chatbot im Kundenkontakt offengelegt werden muss — und die Schnittstelle zum Datenschutz, die in vielen Häusern beim Datenschutzbeauftragten und nicht bei der IT landet.
Wenn ich Module für ein neues Mandat zusammenstelle, sitze ich meist an meinem Platz im Coworking-Space im Ostend, wo ein hochkant gestellter zweiter Monitor ausschließlich für EUR-Lex und die Texte des BfDI reserviert ist, während die ausgedruckte Verordnung in Deutsch und Englisch mit farbigen Reitern nach Thema neben der Tastatur liegt. Das Rauschen der Lüftung wird im Lauf des Vormittags spürbar lauter, wenn sich die Tische um mich herum füllen, und genau dann ziehe ich mir das Headset auf, um ein Webinar vorzubereiten — die Kamera bleibt dabei meistens aus. Das Whiteboard mit der Risikoklassen-Matrix hängt direkt hinter meinem Stuhl, eher als Gedächtnisstütze für mich selbst als für die Teilnehmer.
Eine Lehre für jedes Trainingsprogramm
Am Ende bleibt eine Lehre, die ich seither auf jedes neue Mandat übertrage: Ein Trainingsprogramm überzeugt nicht durch Vollständigkeit gegenüber der Verordnung, sondern durch die Nähe zur tatsächlichen Arbeit der Teilnehmer. Bevor Sie also Inhalte festlegen, fragen Sie sich, welches konkrete System Ihre Mitarbeiter morgen bedienen, welche Entscheidung sie dabei treffen müssen und welches Risiko daran hängt — alles andere lässt sich ergänzen, sobald diese drei Fragen beantwortet sind.