Es war ein regnerischer Dienstagabend vor ein paar Wochen, als ich spät im Büro in Frankfurt saß und auf einen Stapel unterzeichneter Anwesenheitslisten eines mittelständischen Kunden blickte. Die Unterschriften waren sauber gesammelt, die Excel-Tabelle war nach Abteilungen sortiert — doch während ich die Listen durchblätterte, wusste ich: Das wird bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde niemals ausreichen. Diese Dokumente bewiesen lediglich, dass Körper in einem Raum (oder in einem Teams-Call) anwesend waren, aber sie sagten rein gar nichts über die tatsächlich vermittelte Kompetenz aus.
Viele Geschäftsführer und IT-Verantwortliche behandeln die geforderte Schulung nach dem KI-Gesetz (EU AI Act) wie eine klassische Brandschutzunterweisung. Man unterschreibt einmal im Jahr, dass man weiß, wo der Feuerlöscher hängt, und das Thema ist erledigt. Doch der KI Act ist in dieser Hinsicht wesentlich anspruchsvoller. Er fordert keine bloße Anwesenheit, sondern echte AI Literacy (KI-Kompetenz). Wenn die Aufsichtsbehörde — in Deutschland wird hier oft über die Bundesnetzagentur als zentrale Stelle spekuliert — vor der Tür steht, will sie sehen, dass Ihr Personal die Risiken versteht und die Systeme sicher bedienen kann.
Das Missverständnis: Warum Teilnahmebestätigungen allein wertlos sind
Ende November letzten Jahres saß ich bei einem Maschinenbauer in der Nähe von Hanau. Der IT-Leiter zeigte mir stolz seine 'Self-Assessment' Excel-Tabellen, in denen Mitarbeiter selbst ankreuzten, wie gut sie sich mit KI auskennen. Ich spürte dieses vertraute, flaue Gefühl im Magen — diese Tabellen sind rechtlich gesehen völlig wertlos. Warum? Weil sie subjektiv sind und keine objektive Erfolgskontrolle darstellen. Artikel 4 des KI-Gesetzes verpflichtet Anbieter und Betreiber gleichermaßen, Maßnahmen zu ergreifen, um ein angemessenes Maß an KI-Kompetenz bei ihrem Personal sicherzustellen.
Wer die Verordnungstexte selbst liest — was ich jedem Berater nur dringend empfehlen kann —, merkt schnell, dass die deutsche Übersetzung oft Nuancen verliert. Im englischen Original von Art. 4 KI-VO heißt es: "...shall take measures to ensure, to their best extent, a sufficient level of AI literacy of their staff". Das Wort "ensure" impliziert eine aktive Gewährleistung des Erfolgs, keine passive Berieselung. Eine reine Frontalbeschulung, bei der die Teilnehmer nebenher E-Mails schreiben, erfüllt diese Anforderung nicht. Die Behörde wird im Ernstfall fragen: Wie haben Sie sichergestellt, dass der Mitarbeiter in der Qualitätskontrolle verstanden hat, warum er die KI-Entscheidung kritisch hinterfragen muss?
Besonders kritisch wird es, wenn wir über Hochrisiko-KI-Systeme sprechen (etwa in der Personalvorauswahl oder bei Sicherheitsbauteilen im Maschinenbau). Hier greift zusätzlich Art. 18 des KI-Gesetzes, der vorschreibt, dass die technische Dokumentation und entsprechende Nachweise über einen Zeitraum von 10 Jahren nach dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme bereitgehalten werden müssen. Zehn Jahre sind eine lange Zeit für eine einfache Unterschriftenliste, die bis dahin längst im Archiv vergilbt oder digital unauffindbar ist.
Vom Teilnehmer zum Kompetenzträger: Der Nachweis der Anwendungskompetenz
Anfang März begann ich für einen Mandanten aus dem SaaS-Bereich, ein System zu entwickeln, das weg von der bloßen Unterschrift und hin zum kompetenzbasierten Nachweis führt. Wir haben dabei den Fokus auf die individuelle Anwendungskompetenz gelegt. Ein rechtssicherer Nachweis sollte heute dokumentieren, welche konkreten Risikoszenarien in der Schulung behandelt wurden und wie der Mitarbeiter in einer anschließenden Lernzielkontrolle darauf reagiert hat.
Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter in Ihrer Logistikabteilung nutzt ein KI-System zur Routenoptimierung, das als Hochrisiko eingestuft ist. Ein rechtssicherer Nachweis umfasst hier:
- Die genauen Inhalte der Inhalte für die KI Act Unterweisung, abgestimmt auf die Rolle des Mitarbeiters.
- Das Datum und die Dauer der Vermittlung.
- Das Ergebnis einer objektivierbaren Erfolgskontrolle (z. B. ein Quiz oder eine Fallstudien-Bearbeitung).
- Den Nachweis, dass der Mitarbeiter über die spezifischen Grenzen des eingesetzten Systems aufgeklärt wurde.
Ich erinnere mich noch gut an den Moment, als ich das erste 'Proof of Competence' Zertifikat für einen Kunden entwarf. In meinem Büro herrschte Ruhe, nur das leise Summen der Server im Hintergrund und der Geruch von frischem Laserdrucker-Toner lagen in der Luft. Dieses Dokument fühlte sich anders an als eine herkömmliche Urkunde. Es war detailliert, führte die Lernmodule auf und bestätigte die erfolgreiche Bearbeitung von Kontrollfragen. Es war kein bloßes 'Dabeisein', sondern ein Beleg für Befähigung.
Das Risiko des Nichtstuns: Bußgelder und Haftung
Es ist wichtig, die Dimensionen zu verstehen, über die wir hier sprechen. Verstöße gegen bestimmte Bestimmungen des KI-Gesetzes können gemäß Art. 99 Abs. 5 mit Geldbußen von bis zu 7.000.000 EUR oder 1 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden — je nachdem, welcher Betrag höher ist. Auch wenn die mangelnde Schulung allein vielleicht nicht sofort das maximale Bußgeld auslöst, so ist sie doch oft der erste Dominostein, der fällt, wenn ein KI-System einen Fehler verursacht und die Haftungsfrage geklärt werden muss.
Kurz vor der Sommerpause hatte ich ein Gespräch mit einem Geschäftsführer einer Versicherung, der wissen wollte, ob ein allgemeiner 'KI-Führerschein' ausreicht. Meine Antwort ist in solchen Fällen immer dieselbe: Es kommt darauf an, wie tief dieser in die spezifischen Pflichten Ihrer Branche eintaucht. Für viele Unternehmen stellt sich die Frage, ob ein KI-Führerschein oder eine eigene Plattform die bessere Lösung für die langfristige Dokumentation ist. Während externe Zertifikate eine gute Basis bieten, müssen sie oft durch interne Richtlinien-Schulungen ergänzt werden, um die Anforderungen der Aufsichtsbehörde an die 'angemessene Kompetenz' vollumfänglich zu erfüllen.
Ich bin kein Anwalt und dies stellt keine Rechtsberatung dar, aber aus meiner Erfahrung in der IT-Compliance kann ich Ihnen sagen: Die Behörden lieben Struktur. Wenn Sie einen Ordner (digital oder physisch) vorlegen können, in dem für jede Abteilung ein Schulungsplan existiert, der mit den Anforderungen aus Art. 4 korrespondiert und individuelle Erfolgskontrollen enthält, haben Sie bereits 80 % der Miete eingefahren. Es geht darum, die Sorgfaltspflicht nachweisbar zu machen.
Praktische Umsetzung: Tipps für Ihre Dokumentation
Vermeiden Sie es, alle Mitarbeiter in denselben Topf zu werfen. Ein Entwickler braucht ein anderes Training als ein Sachbearbeiter, der lediglich KI-gestützte Texte zusammenfasst. Auch Ihre Rechtsabteilung benötigt spezifische Fortbildungen — ich habe dazu bereits früher über die Auswahl der richtigen KI Schulung für die Rechtsabteilung geschrieben. Die Aufsichtsbehörde wird positiv bewerten, wenn Sie eine Differenzierung nach Rollen und Risikoprofilen vorgenommen haben.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Aktualität. KI-Systeme verändern sich schnell, und damit auch die Anforderungen an die Literacy. Ein einmaliger Nachweis aus dem Jahr 2024 wird 2026 kaum noch als 'angemessen' gelten. Planen Sie Refresh-Kurse ein und dokumentieren Sie diese ebenso akribisch. Betrachten Sie diese Dokumentation nicht als bürokratisches Monster, sondern als die Versicherungspolice der Geschäftsführung. Im Falle eines Vorfalls ist dies das Dokument, das zeigt: Wir haben unsere Hausaufgaben gemacht, wir haben unser Personal befähigt und wir haben die Risiken ernst genommen.
Abschließend lässt sich sagen: Die Qualität Ihrer Nachweise spiegelt die Qualität Ihrer gesamten KI-Governance wider. Wer hier schludert, signalisiert der Aufsichtsbehörde, dass Compliance nur als lästige Pflichtübung verstanden wird. Wer hingegen auf kompetenzbasierte Nachweise setzt, baut ein stabiles Fundament für den produktiven und sicheren Einsatz von Künstlicher Intelligenz in seinem Unternehmen. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre aktuellen Listen einer Prüfung standhalten würden, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, das System umzustellen — bevor die erste Anfrage der Behörde in Ihrem Postfach landet.