Wie viele Ihrer Mitarbeiter könnten aus dem Stegreif erklären, was Artikel 4 der KI-Verordnung von einer funktionierenden KI-Literacy im eigenen Betrieb verlangt? Diese Frage stelle ich in Erstgesprächen zur AI-Act-Compliance regelmäßig, und die Antwort entscheidet oft darüber, ob eine Mitarbeiterschulung später nur auf dem Papier existiert oder wirklich im IT-Alltag eines mittelständischen Betriebs ankommt. Mandanten aus Maschinenbau, SaaS und Logistik stellen mir dieselben Fragen in leicht unterschiedlicher Verpackung – die häufigsten davon beantworte ich hier der Reihe nach.
Was Artikel 4 KI-VO im Mittelstand wirklich verlangt
Die Definition aus Artikel 3(44) der Verordnung (EU) 2024/1689 – dem Gesetz über künstliche Intelligenz – beschreibt KI-Kompetenz als die Fähigkeit, ein KI-System bewusst einzusetzen und dabei ein Verständnis für Chancen, Risiken und mögliche Auswirkungen der Nutzung zu entwickeln. Das ist mehr als Bedienkompetenz an einer Oberfläche. Konkret bedeutet das: Die Pflicht zur Sicherstellung dieser Kompetenz gilt bereits seit dem 2. Februar 2025 für alle Anbieter und Betreiber von KI-Systemen – unabhängig davon, ob ein Unternehmen selbst Software entwickelt oder ein fertiges Tool im Personalwesen einsetzt. Die Aufsichts- und Durchsetzungsregeln der nationalen Behörden greifen dagegen erst ab dem 2. August 2026, und genau dieses Zeitfenster verstehen viele Geschäftsführer fälschlich als Schonfrist.
Selbst mir fällt es an dieser Stelle nicht immer leicht, in der Praxis sauber zu trennen, wo die Rolle als Anbieter endet und die als Betreiber beginnt. Ein Maschinenbauer, der ein KI-gestütztes Wartungssystem eines Herstellers lediglich einsetzt, ist in aller Regel Betreiber, kann aber durch eigene Anpassungen schnell in eine Anbieter-Rolle hineinrutschen – wie diese Grenze im Detail verläuft, ordne ich in einem eigenen Beitrag zur Rolle von Betreibern im Mittelstand ein. Reinhard Wulff, ein ehemaliger Kollege, der heute in einem Normungsgremium an technischen Standards für KI-Sicherheit mitarbeitet, schickt mir gelegentlich kommentarlos die neuesten Entwürfe zu, und genau die zeigen, wie sehr sich die praktische Auslegung von "angemessener KI-Kompetenz" noch in Bewegung befindet.
Warum ist die Standard-Schulung unseres Großanbieters durchgefallen?
Diese Frage bekomme ich öfter, als mir lieb ist. Ein Kunde hatte, bevor er sich überhaupt an mich wandte, ein fertiges eLearning-Paket eines der großen Anbieter für die komplette Belegschaft eingekauft – generische Videomodule, in denen es um Kreditvergabe-Algorithmen und autonome Fahrzeuge ging, aber kein einziges Beispiel aus der eigenen Fertigung vorkam. Die Mitarbeiter klickten sich pflichtbewusst durch, konnten hinterher aber nicht sagen, was das mit dem Sortiersystem in der eigenen Halle zu tun hat. Artikel 4 verlangt ausdrücklich, dass Schulungsmaßnahmen den Kontext berücksichtigen, in dem die Systeme wirklich eingesetzt werden – ein generisches Massenprodukt erfüllt diese Anforderung streng genommen nicht, auch wenn am Ende ein Zertifikat ausgestellt wird.
Brauchen wir noch einen externen Berater, wenn die Klassifizierung einmal steht?
Nein, nicht zwangsläufig – und das sage ich Mandanten auch so, selbst wenn es meinem eigenen Geschäftsmodell nicht dient. Genau diese Antwort fiel mir neulich wieder ein, als ich zwischen zwei Terminen in der Kleinmarkthalle kurz etwas aß und die Mail eines Geschäftsführers aus Hanau beantwortete: Sein Team habe die Risikoklassifizierung sämtlicher eingesetzter Systeme inzwischen selbst im Griff und brauche mich für diesen Schritt nicht mehr, schrieb er – für mich kein Alarmsignal, sondern der eigentliche Beleg dafür, dass die Schulung ihren Zweck erfüllt hat. Internes Wissen aufzubauen ist genau das Ziel von Artikel 4, nicht die dauerhafte Abhängigkeit von einem externen Dienstleister. Wie ein Unternehmen die Risikoklassifizierung seiner Systeme grundsätzlich angeht, habe ich in meinem Beitrag zum KI Risikomanagement nach EU AI Act beschrieben – hier will ich nur festhalten, dass genau dieser Punkt der beste Indikator dafür ist, ob eine Schulung wirklich gegriffen hat.
Anbieter, Betreiber und die Frage, wer geschult werden muss
Kurt Dallmann, IT-Leiter eines mittelständischen Maschinenbauers aus der Rhein-Main-Region, schickt mir seine Rückfragen fast immer nach 22 Uhr. Eine davon betraf die Zulieferkette: Wenn sein Unternehmen ein KI-gestütztes Prüfsystem von einem vorgelagerten Zulieferer übernimmt, wandert die Schulungspflicht automatisch mit dem System weiter? Ganz so einfach ist es nicht, weil Verantwortlichkeiten entlang der Lieferkette vertraglich anders verteilt sein können, als die Verordnung selbst vermuten lässt – dieses Thema behandle ich ausführlicher in einem eigenen Beitrag zu Zulieferer-Pflichten im Maschinenbau. Für die Belegschaft selbst gilt in jedem Fall: Geschult werden muss, wer wirklich mit dem System arbeitet oder dessen Ausgaben interpretiert, nicht die gesamte Verwaltung nach dem Gießkannenprinzip.
So ordnen Sie Kosten, Dokumentation und Haftung realistisch ein
Ich habe in einem eigenen Beitrag aufgeschlüsselt, was eine KI Schulung für Unternehmen kosten darf – an dieser Stelle nur so viel: Der reine Preis pro Kopf sagt kaum etwas über die Qualität aus. Parallel zur Schulung selbst läuft die Frage der Dokumentation mit, denn wer nachweisen will, dass er seiner Pflicht nachgekommen ist, braucht mehr als eine Teilnehmerliste – wie sich diese Nachweise effizient führen lassen, erkläre ich in einem separaten Beitrag zu den Dokumentationspflichten. Die Frage, wie weit die persönliche Haftung der Geschäftsführung bei einem Verstoß reicht, kommt in fast jedem Erstgespräch auf, und die behandle ich lieber ausführlich an anderer Stelle als hier nur oberflächlich anzureißen. Wo Artikel 4 in den größeren Zeitplan der Verordnung hineinpasst, neben den bekannteren Fristen für Hochrisiko-Systeme und GPAI-Modelle, ordne ich in meinem Beitrag zum AI-Act-Zeitplan ein.
Wie wählen Sie das richtige Schulungsformat – und wer redet dabei mit?
E-Learning oder Präsenz-Workshop ist meistens die erste Frage, die im Erstgespräch fällt, und die ehrliche Antwort lautet: Es kommt auf die Rolle der Mitarbeiter an, nicht auf die Vorliebe der Geschäftsleitung für das eine oder andere Format. Wie Sie zwischen beiden Formaten für Ihr Unternehmen sinnvoll abwägen, habe ich in einem Vergleichsartikel zu eLearning- und Workshop-Schulungen zusammengefasst. Bevor Sie überhaupt einen Anbieter beauftragen, lohnt sich außerdem ein kurzer Blick in eine Checkliste zur Anbieterauswahl, denn der Markt ist inzwischen unübersichtlich groß geworden, und nicht jedes Siegel auf der Webseite eines Anbieters bedeutet, dass die Inhalte auch inhaltlich zu Artikel 4 passen. In Unternehmen mit Betriebsrat kommt eine weitere Ebene hinzu: Die Auswahl der Schulungsinhalte kann mitbestimmungspflichtig sein, sobald sie an die Einführung oder Überwachung eines KI-Systems gekoppelt ist – wie diese Abstimmung mit dem Betriebsrat in der Praxis abläuft, habe ich in einem eigenen Artikel beschrieben.
Diese Randthemen tauchen in fast jedem Erstgespräch auf
Marketing- und Vertriebsteams fragen oft, ob der Einsatz von KI-Tools gegenüber Kunden offengelegt werden muss, sobald etwa ein Chatbot oder ein automatisiert erstellter Werbetext im Spiel ist – diese Transparenzpflicht ist ein eigenes Thema, das ich in einem separaten Beitrag zur Planung von KI-Schulungen für Marketing und Vertrieb aufgreife. Häufig kommt außerdem die Frage nach der Schnittstelle zum Datenschutz auf, insbesondere wenn der betriebliche Datenschutzbeauftragte in die Auswahl der Schulung eingebunden werden soll – auch das habe ich an anderer Stelle vertieft. Wer die englische Originalfassung der Verordnung neben der deutschen Übersetzung liest, stößt gelegentlich auf Nuancen, die im Deutschen verloren gehen, etwa bei der Übersetzung von "take measures" – dieses Sprachthema behandle ich für den Maschinenbau ausführlicher in einem eigenen Artikel, hier reicht der Hinweis, dass ein Blick ins Original nie schadet. Die wichtigste Erkenntnis aus meinen bisherigen Mandaten bleibt einfach: KI-Kompetenz nach Artikel 4 lässt sich nicht mit einem einzigen Workshop abhaken, sie muss zur Rolle der jeweiligen Mitarbeiter passen und regelmäßig überprüft werden, sonst bleibt sie ein Dokument im Intranet, das niemand mehr öffnet.